Dinámica de equipo: Mide la Colaboración con Gráficos de Densidad de Conectividad en tus Reuniones

Mide la Colaboración con Gráficos de Densidad de Conectividad en tus Reuniones

¿Alguna vez te has preguntado qué tan fluida es la comunicación en tu equipo durante una reunión? ¿Hay algunos que monopolizan la conversación, o realmente todos contribuyen y se conectan entre sí? ¿Hay comunicaciones bidireccionales o unidireccionales? 

Entender la dinámica de comunicación es clave para fomentar una verdadera colaboración y productividad. Una herramienta fascinante para visualizar esto son los gráficos de densidad de conectividad entre personas.

¿Qué son los Gráficos de Densidad de Conectividad?

Imagina una red donde cada persona de tu equipo es un "nodo" y cada vez que dos personas interactúan directamente (hablan entre sí) durante una reunión, se forma una "conexión" entre ellas. Un gráfico de densidad de conectividad no es más que una representación visual de estas interacciones. Cuantas más conexiones tenga una persona, o cuanto más densa sea una parte de la red, mayor será la comunicación y colaboración en esa área.

¿Por Qué Medir la Dinámica de Comunicación?

Medir estas interacciones te permite:

• Identificar patrones: ¿Hay silos de comunicación o subgrupos en el equipo? ¿Quiénes son los "puentes" que conectan a diferentes subgrupos? ¿Hay personas que rara vez intervienen o a quienes rara vez se les dirige la palabra?
• Fomentar la inclusión: Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan la oportunidad de contribuir y que sus voces sean escuchadas.
• Optimizar las reuniones: Si la comunicación es ineficiente, quizás la estructura de la reunión o el rol del facilitador necesitan ajustarse.
• Mejorar la colaboración: Un equipo con alta densidad de conectividad tiende a ser más cohesivo, innovador y resiliente.

Técnicas para Capturar la Dinámica de Comunicación

La clave está en observar y registrar las interacciones de manera sistemática. No necesitas herramientas sofisticadas de inmediato; la observación atenta es el primer paso:

1. Observación Manual Sencilla:

   • En reuniones presenciales: Un observador externo (o el facilitador, si tiene la capacidad) puede dibujar un diagrama de puntos (uno por cada participante) y trazar una línea cada vez que alguien habla directamente con otro. También se puede hacer una tabla de "quién habla a quién".
   • En reuniones virtuales: Es más desafiante, pero se puede prestar atención a quién reacciona a quién, quién responde a una pregunta específica o quién interrumpe a quién (aunque este último es un indicador negativo).

2. Registro de Interacciones con Marcadores:

   • Prepara una matriz simple donde las filas y columnas sean los nombres de los participantes. Cada vez que alguien "A" le hable directamente a "B", haz una marca en la intersección. Esto es un poco más formal que el dibujo libre.

3. Registro de Turnos de Habla:

• Simplemente anota el orden en que las personas hablan, sin necesariamente registrar a quién se dirigen. Esto te dará una idea de quién domina la conversación y quiénes son más pasivos.
4. Registro visual:
• Se puede hacer un diagrama de Densidad de Conectividad en tus Reuniones

Se puede usar una simple pizarra para hacer un Gráficos de Densidad de Conectividad:

Cómo Usar Google Keep (o similar) para Analizar la Dinámica

Aunque Google Keep no está diseñado para análisis de redes complejo, puede ser una herramienta sorprendentemente útil para la recopilación de datos de forma sencilla que luego puedes analizar manualmente:

1. Crea una Nota para la Reunión: Abre una nueva nota en Google Keep (o cualquier otra aplicación de notas simple como Notion, OneNote, etc.).
2. Lista a los Participantes: Al inicio de la nota, escribe los nombres de todos los participantes.
3. Registra Interacciones Directas: Durante la reunión, cada vez que una persona A se dirija directamente a una persona B (por nombre, con una pregunta, una respuesta, un comentario específico), anota algo como:
   • [Tiempo] A -> B: (Breve descripción o tema)
   • Ejemplo: 10:15 Juan -> María: ¿Qué opinas de esto?
   • Ejemplo: 10:20 María -> Juan: Estoy de acuerdo, y añadiría...
   • Ejemplo: 10:35 Laura -> Todos: Tengo una idea diferente. (Esta sería una interacción general, no directa).
   • Si alguien interrumpe, puedes usar un símbolo: 10:40 Pedro -|> Ana: Pero no hemos considerado...
4. Registra Contribuciones Generales: También puedes anotar simplemente quién habla en general para ver la participación:
   • 10:50 Carlos (Habla general sobre presupuesto)

Análisis Post-Reunión con tus Notas de Google Keep:

Una vez finalizada la reunión, usa tus notas para:

1. Listar las Interacciones Directas: Transcribe todas las interacciones A -> B a una lista.
2. Contar las Interacciones:
   • Cuenta cuántas veces cada persona inició una conversación con otra persona específica.
   • Cuenta cuántas veces cada persona recibió una conversación iniciada por otra.
   • Cuenta las interacciones mutuas (si A habla a B, y B responde a A).
   • Cuenta las intervenciones generales.
3. Crear un Gráfico Simple (Manual o en Hoja de Cálculo):
   • Diagrama de Nodos y Líneas: Dibuja círculos (nodos) para cada persona. Dibuja líneas entre ellos por cada interacción directa. Las líneas pueden ser más gruesas o tener flechas si la interacción fue unidireccional o muy frecuente.
   • Matriz de Interacciones: Traslada los conteos a una matriz en Excel o Google Sheets. Esto te dará números claros de quién habla con quién.
   • Análisis de Frecuencia: Una simple tabla de conteo por participante te mostrará quién domina y quién es más pasivo.
4. Puedes usar Inteligencia Artificial:
• Si usas Google y el asistente que toma notas Google Take Notes (con Gemini) puedes pedirle a Gemini que analice las notas y te haga una tabla o un gráfico.

Ejemplo de Interpretación:

• Si Kalo y Ximena tienen muchas interacciones mutuas, tienen una fuerte conexión o sinergia.
• Si Kalo solo habla al facilitador, pero nunca con otros miembros, podría ser una señal de falta de integración, timidez, desconfianza, etc.
• Si Ximena recibe muchas preguntas pero rara vez inicia interacciones, podría ser una experta, pero quizás necesita ser empoderada para liderar más discusiones.
• Se se forman sub-grupos, puede ser que efectivamente no se estén comportando como un único equipos sino como silos internos. Puede haber sobrecarga cognitiva u pools de personas trabajando.
• Si las comunicaciones están muy centralizadas en uno o dos líderes puede indicar un aspecto cultural jerárquico o estilo de liderazgo más estilo jefatura o hay alguien que es muy abasayador y se adueña de la palabra.
• Si la densidad está centrada en el facilitador, tal vez le falta tener un estilo mas facilitador y coach porque podría estar siendo muy directivo.
• Si la mayoría de miembros no encienden sus cámaras en las reuniones virtuales, puede indicar falta de compromiso o desconexión, barreras tecnológicas o de entorno, falta de confianza y seguiridad psicilógica, un aspecto cultural, comunicación unidireccional, pasividad o fatiga etcétera.

Se busca lograr equipos de alto desempeño

¿Por qué es útil entender la densidad de comunicación en tu equipo? Esencialmente para comprenderlo y buscar como ayudarlo en buscar mejoras hacia un equipo de alto rendimiento. Algunas características que deberíamos tener en cuenta mejorar para un equipo de alto rendimiento son:

1. Comunicación: se basa en una respuesta rápida y una comunicación efectiva. Para trabajar de manera efectiva, el equipo debe ser abierto y ‌honesto entre sí. Cuando surgen problemas, se espera que todos aporten sus comentarios e ideas, ya que probablemente alguno de ellos ya tenga una solución adecuada. Y si no la tiene, podrán resolver el problema más rápidamente como grupo de lo que podrían hacerlo solos.
2. Seguridad Psicológica: Todos los miembros del equipo se sienten cómodos generando ideas frente a los demás.Igualdad en los turnos de conversación : en equipos de alto rendimiento, todos los miembros tienen la misma oportunidad de hablar.
3. Alta sensibilidad social: Los equipos de alto rendimiento están compuestos por personas que captan las emociones y necesidades de los demás. La capacidad de captar señales sociales sutiles se fomentó al pasar más tiempo juntos (en línea o en persona).
4. Fiabilidad y responsabilidad compartida: Sin difusión de la responsabilidad y sin ausencia de propietarios claros para tareas o problemas. Cualquiera puede participar en la solución y en aportar sus ideas.
5. Compromiso: Personas que participan activamente y proactivamente, por estar comprometidas con la causa y con su equipo. 
6. Sin temor al conflicto: Los miembros del equipo no temen ser vulnerables ni a las repercusiones de expresar sus ideas de manera constructiva.
7. Alta colaboración: Todos participan en la consecución de logros, se coordinan, se cohesionan, se comunican libremente, y trabajan juntos en tareas compartidas (el extremo es el modo enjambre).
8. Autogestionados: Tienen la autonomía, la autoridad y la responsabilidad para tomar decisiones sobre cómo realizar su trabajo, sin depender de una dirección y supervisión directa y constante. 
9. Multifuncional (cross-functional): grupo de personas con diversas habilidades y conocimientos especializados que trabajan juntas para lograr un objetivo común con alta comunicación entre ellos.
   

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Más Allá de las Notas: Herramientas Avanzadas (para cuando la escala aumenta)

Para equipos más grandes o análisis más profundos, puedes explorar herramientas de análisis de redes sociales (SNA) o "Análisis de Redes Organizativas" que procesan datos de plataformas de comunicación (Slack, Teams, etc.), o software de análisis de texto para transcripciones de reuniones. Sin embargo, para empezar, la observación manual y Google Keep son un excelente punto de partida.