Retrospective: Retro SICA (Situación-Impacto-Causas-Acciones)

Técnica SICA para retrospectiva

¿Quieres hacer una retrospectiva más orientada a resolver problemas concretos y generar opciones de mejoras? ¿Te has encontrado alguna vez frente a un problema complejo que no sabes como comenzar a resolver? ¿Te gustaría tener una forma más efectiva de abordar los problemas y encontrar soluciones viables o la causa raíz? Si es así, te recomendamos probar la técnica SICA (Situación-Impacto-Causas-Acciones).

La retro SICA que propongo es una técnica utilizada en la investigación y el análisis de datos para comprender un problema y llegar a una solución. Esta técnica se utiliza comúnmente en la resolución de problemas y en el análisis de casos.

Idealmente la retrospectiva iniciará con los acuerdos, alguna dinámica rompe hielo y revisión de métricas y experimentos pasados para pasar a una dinámica central de resolución de problemas, que a continuación detallo los pasos, para finalmente cerrar con algún feedback, reconocimientos y cierre de la reunión.

A continuación se detalla cada paso de la técnica SICA en la dinámica central de resolución de problemas:

1. Situación: En este paso, de hallazgo, se describe la "situación problema" actual y se define el problema. Se deben identificar los hechos relevantes y se debe describir la situación de forma clara y concisa.
2. Impacto: ¿El problema qué impacto genera? se describen los impactos negativos del problema o las consecuencias negativas que genera la situación.
3. Causas: En este paso, se identifican las complicaciones o factores causales que están contribuyendo al problema y de las causas detectadas se busca la causa raíz. Se consideran los factores internos y externos que están afectando la situación. Se pueden usar diferentes técnicas como los "5 por qué" (Diagrama de Pez Ishikawa, causal loop, etc.).
4. Acciones: En este paso, se buscan "acciones de mejora", "acciones de solución" o iniciativas de mejora en función de las causas. Se deben considerar las posibles acciones/soluciones y se deben evaluar sus ventajas y desventajas. Se debe seleccionar la mejor solución y se deben identificar los pasos necesarios para implementarla. En este paso, se pueden formular preguntas para comprender mejor el problema y las complicaciones identificadas. Las preguntas deben ser específicas y orientadas a la resolución del problema como; ¿Qué se puede hacer para (mejorar, reducir, aumentar, eliminar, mitigar, etc) ...? También se pueden redactar hipótesis de solución: "Creemos que si hacemos A resultará en B".

Al seguir estos cuatro pasos, como parte central de la retrospectiva, se puede comprender mejor una situación y llegar a una solución efectiva. La técnica se enfoca en la identificación del problema, la identificación de los factores que contribuyen al problema, la formulación de preguntas específicas y la búsqueda de soluciones efectivas. De estas soluciones vamos a legir cuál es la más efectiva para priorizar y ejectutar posteriormente de la retrospectiva como experimento de mejora.

EJEMPLO 1: Plomería de mi hogar

1. Paso 1: Situación. En una casa, se ha detectado una filtración de agua en la tubería de la cocina, causando una acumulación de humedad en el suelo y la aparición de manchas de humedad en la pared cercana.
2. Paso 2: Impacto. La filtración de agua está dañando la estructura de la casa, causando posibles problemas de moho y deterioro de la pintura en la pared. Además, el desperdicio de agua debido a la fuga podría aumentar los costos de la factura de agua.
3. Paso 3: Causas. Las causas identificadas de la filtración de agua incluyen una junta defectuosa o desgastada en la tubería de la cocina y una posible obstrucción en la tubería.
4. Paso 4: Acciones. Para abordar el problema, se proponen las siguientes acciones:

• Inspeccionar y reparar la junta defectuosa o desgastada en la tubería de la cocina para detener la filtración de agua.
• Realizar una limpieza y desobstrucción de la tubería para asegurar un flujo adecuado del agua y prevenir futuras filtraciones.

EJEMPLO 2: Daily Scrum con problemas

• Situación problema: El equipo de desarrollo de software comenzó a utilizar el marco de trabajo Scrum para desarrollar un producto. Sin embargo, la Daily Scrum, una reunión diaria de 15 minutos para que el equipo sincronice sus actividades, está durando más tiempo del recomendado. A veces llega a durar más de 40 minutos.
• Impacto: El equipo ve a la daily como poco productiva, se pierde tiempo y el equipo no está coordinado.
• Causas: Se han identificado varias complicaciones que pueden estar contribuyendo a que la Daily Scrum dure más de 15 minutos, como: 
• la falta de estructura en la reunión, 
• la discusión de temas irrelevantes, 
• la falta de control del tiempo a la hora de hablar,
• la falta de un moderador/facilitador,
• el uso del espacio para intentar resolver los problemas que se presentan.
• Acciones de mejora: ¿Qué se puede hacer para respetar el timebox de la Daily Scrum y hacer que la reunión sea más efectiva? La opciones de mejora pueden ser:
• establecer una estructura clara para la reunión, como hacer que cada miembro del equipo hable solo sobre lo que hizo ayer, lo que hará hoy y si hay algún obstáculo en su camino que frena el objetivo del Sprint. 
• designar a un facilitador (el Scrum Master) para la reunión que tenga la tarea de mantener el foco en los temas relevantes y asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan la oportunidad de hablar en la reunión.
• el facilitador podría recordar al equipo la importancia de respetar el tiempo de los demás miembros del equipo y mantenerse dentro de los límites de tiempo de 15 minutos. 
• el equipo podría revisar la lista de temas a discutir antes de la reunión para asegurarse de que los temas irrelevantes no se aborden en la reunión diaria. 

EJEMPLO 3: Caidas de un sitio web

1. Paso 1: Situación. El sitio web de una empresa de comercio electrónico ha estado experimentando tiempo de inactividad frecuente y bajo rendimiento en las últimas semanas.
2. Paso 2: Impacto. Esto ha llevado a la pérdida de clientes, ingresos y la insatisfacción general de los usuarios.
3. Paso 3: Causas. Las causas identificadas incluyen implementaciones no controladas, monitoreo insuficiente, capacidad inadecuada de la infraestructura y falta de dueños de la infraestructura. Actualmente la causa raíz es la falta de un equipo experimentado y experto que facilite DevOps.
4. Paso 4: Acciones. Para abordar los problemas, se propone lo siguiente:
• Establecer despliegues automatizados y controlados para garantizar cambios estables en el sitio web.
• Implementar un sistema de monitoreo proactivo para detectar problemas antes de que afecten a los usuarios.
• Escalar horizontalmente la infraestructura para manejar picos de tráfico.
• Mejorar la colaboración y comunicación entre los equipos de desarrollo y operaciones.
• Se armrá un equipo SRE que se encargará de implementar estas acciones y medirá su efectividad para mejorar la confiabilidad y el rendimiento del sitio web.

Esta retro SICA está basada en la técnica SCQA (Situation, Complication, Question, Answer) y puede ser usada para cualquier reunión de resolución de problemas o mejora continua.

Saludos, espero te sea útil esta estructura de retrospectiva.