Stakeholders Management: El Engagement de los Stakeholders

 

¿Tu Sprint Review es un Monólogo o un Diálogo? Midiendo el Engagement de los Stakeholders

La Sprint Review es uno de los eventos más cruciales en el marco de trabajo Scrum. Es el momento en que el Equipo Scrum presenta el Incremento del Producto a los stakeholders, se discute el progreso y, lo más importante, se adapta el Product Backlog para el futuro. Sin embargo, ¿con qué frecuencia esta poderosa oportunidad se convierte en una simple presentación unidireccional, con la participación deseada brillando por su ausencia?

Aquí es donde entra en juego el concepto de "Engagement Rate en Reviews", una métrica informal pero vital para evaluar la efectividad de estos encuentros.

¿Qué es el Engagement Rate en Reviews?

El "Engagement Rate en Reviews" se refiere a la medición de la participación activa, el interés y la contribución de stakeholders y equipos durante eventos de revisión como la Sprint Review. Es fundamental entender que no es una métrica estandarizada en Scrum, pero puede ser cuantificada mediante indicadores cualitativos y cuantitativos para evaluar la verdadera efectividad y el dinamismo de la reunión.

No se trata solo de la asistencia, sino de la calidad de la interacción.

¿Por qué es Crucial la Participación Activa de los Stakeholders?

Un Sprint Review con bajo engagement es una oportunidad de oro perdida. La participación activa de los interesados es la savia que alimenta el crecimiento del producto por varias razones:

1. Feedback de Valor: Es la fuente más directa y rica de retroalimentación sobre el Incremento. Sin un diálogo genuino, el Product Owner carece de la información vital para validar suposiciones y adaptar el Product Backlog.
2. Alineación de Expectativas: Una conversación bidireccional asegura que todos los stakeholders comprendan lo que se ha entregado, lo que no, y lo que se planea. Esto reduce drásticamente las sorpresas y las desalineaciones posteriores.
3. Generación de Ideas y Soluciones: La diversidad de perspectivas en un ambiente colaborativo puede desbloquear nuevas ideas de producto, resolver problemas complejos y encontrar caminos inesperados hacia el valor.
4. Compromiso y Transparencia: La participación activa fomenta un sentido de propiedad compartida y compromiso con el producto. La transparencia no es solo mostrar el incremento, es co-crear la siguiente etapa.
5. Impulso para la Mejora Continua: El feedback honesto y accionable es el combustible para las adaptaciones del Product Backlog y para la mejora continua del propio proceso de trabajo del equipo.

¿Cómo Medir el Engagement Rate en tu Sprint Review? (Indicadores)

Dado que no hay una fórmula única, podemos combinar indicadores:

Cuantitativos (Para una Visión Rápida):

• Número de Preguntas: Cuenta las preguntas relevantes hechas por stakeholders.
• Número de Sugerencias/Ideas: Registra las propuestas concretas para el producto o el proceso.
• Tiempo de Diálogo vs. Presentación: Calcula la proporción del tiempo total de la reunión dedicado a la conversación abierta vs. la mera exposición por parte del equipo.
• Asistencia de Stakeholders Clave: Porcentaje de stakeholders identificados como "Alto Poder/Alto Interés" que realmente asisten.
• Participación en Encuestas Post-Review: Si envías una encuesta de satisfacción del evento, mide la tasa de respuesta.

Cualitativos (Para Insights Más Profundos):

• Nivel de Interés Percibido: Observa el lenguaje corporal, la atención y la proactividad en la discusión (¿participan activamente o están distraídos?).
• Calidad del Feedback: ¿El feedback es superficial ("me gusta/no me gusta") o es profundo, actionable y contextualizado?
• Variedad de Contribuciones: ¿Participan diversos stakeholders o solo unos pocos?
• Grado de Alineación Post-Review: ¿El equipo siente que hay una comprensión compartida y alineación de prioridades después del evento?
• Satisfacción con el Evento: Preguntar directamente al final: "¿Qué tan útil fue esta review para ti?" (escala del 1 al 5).

Otra manera de medir Review´s Engagement Rate

Medir si la revisión genera conversaciones valiosas, feedback accionable y alineamiento entre el equipo y stakeholders con los siguientes indicadores clave:

1. Participación activa: Número de stakeholders que intervienen con preguntas o comentarios.
2. Calidad del feedback: Utilidad de las sugerencias para ajustar el producto.
3. Satisfacción: Percepción de que el tiempo invertido fue valioso. Aqui se puede usar un Stakeholder CSAT como métrica (de 1 a 5).

Cuantitativas

Métrica	Cálculo	Significado
Tasa de Asistencia	(Asistentes / Invitados) × 100	Compromiso básico con el evento
Interacciones por Persona	Total de comentarios / Total de asistentes	Nivel de participación activa
Feedback Accionable	N° de sugerencias incorporadas en el Backlog	Relevancia del feedback recibido

Estrategias para Impulsar el Engagement:

Una vez que sabes cómo medirlo, aquí tienes tácticas para mejorarlo:

• Preparación Previa: Envía el incremento (si es posible) y un resumen de los puntos clave con anticipación, junto con preguntas específicas para el feedback.
• Demos Interactivas: No solo "mostrar", sino "dejar usar". Permite a los stakeholders interactuar con el Incremento, si la tecnología lo permite.
• Guía el Diálogo con Preguntas Abiertas: El Product Owner y el Scrum Master deben formular preguntas que inviten a la reflexión y al debate, no solo a un "sí" o "no".
• Tiempo para la Conversación: Limita estrictamente las presentaciones formales del equipo. El 70-80% del tiempo debe ser para el diálogo y la adaptación.
• Enfócate en el Valor, no en las Tareas: Presenta lo que se ha logrado en términos de valor de negocio y al cliente.
• Reconoce y Valoriza las Contribuciones: Agradece el feedback y muestra cómo se utilizará (ej., "Gracias por esa idea, la añadiré al backlog para refinarla").
• Varía el Formato: No siempre la misma estructura. Introduce dinámicas que fomenten la participación (ej., "Dot Voting" para ideas, "Lean Coffee" para temas de discusión).

Conclusión

El Engagement Rate en tus Sprint Reviews es más que una simple métrica; es un termómetro de la salud de tu producto y de la relación con tus stakeholders. Invertir tiempo y esfuerzo en maximizar esta participación significa transformar un evento rutinario en una poderosa plataforma de colaboración y mejora continua. Un stakeholder comprometido es un aliado invaluable, y un Product Owner inteligente sabe cómo fomentar esa conexión para asegurar que el producto evolucione con el máximo valor y la mayor alineación posible.